商业挑战
转型解决方案公司. (TSI)受南方旗舰机构委托,以确保建立适当的机制,以满足大学社区对其学生信息系统现代化的需要, 其中包括四所大学学院. 该项目由首席信息官(CIO)与其他三位校园首席信息官合作推动.
支持首席信息官更广泛的优先事项,以改善整个IT服务和大学, 建立了一个项目组合管理办公室(PMO). TSI, 与PMO团队合作, 是否负责在业务流程改进(BPI)方法方面对PMO员工进行培训和指导. 另外, TSI领导了四个校区的流程改进计划,以评估变革的当前准备状态, 改进的机会, 痛点, 新学制的要求, 收集学生的数据, 工作人员, 教师, 以及四个机构的管理人员的经验.
TSI的方法和作用
方法
为了完成确定的目标,TSI从事以下工作:
BPI培训和指导
TSI被要求就TSI的BPI方法提供深入的培训. 拥有不同经验水平的PMO员工, TSI选择实施它的“我做”, yzc666亚洲城所做的, 你做培训和指导的方法. 这种方法提供了对该方法的6个步骤的深入探索,然后是对所学概念的实际实现. 它还允许每个人在训练中以自己的速度进步. 在I DO阶段, TSI促进小组领导了当前状态的促进和记录, 当前状态分析, 和未来的状态会议,并制定了每个会议的可交付成果. 在I DO会议期间,培训辅导员观察了实际的方法,并审查了创建和最终确定可交付成果的过程.
在yzc666亚洲城所做的阶段, 培训助理员是当前国家助理员队伍的积极组成部分, 当前状态分析, 以及未来的状态会议,以及每个过程域的可交付成果的开发. 与TSI促进团队合作, 接受培训的辅导员率先提供指导, 指导, 并根据需要提供反馈. 一旦达到所需的能力水平并进行沟通, 个人继续进入“你做”阶段. 在你做的阶段, 每个学员在流程改进的各个阶段领导促进团队,并根据yzc666亚洲城的审查和反馈独立开发可交付成果. TSI在需要时提供反馈和协助. 对于每个会话, 举行了会前规划和会后汇报会议,以分享为流程改进做准备的最佳做法,并收集有关方法实施和利益攸关方参与的反馈. 另外, 对于每个yzc666亚洲城做和你做的会议, 口头反馈和书面反馈以带有评论的标题形式提供给每个人. 该标题包括准备等能力, 会议管理, 方法的实现, 软技能. 能力发展以以下量表进行评分,并附有详细的反馈:
- 异常-为下一阶段做好准备, 显示能力的充分发展, 不再需要共同支持
- 精通-证明能力的增长和发展, 可能需要更多的共同支持,但显示出强大的进展.
- 发展中——没有为下一阶段做好准备, 需要获得反馈和指导,以进一步发展, 仍然需要共同支持.
BPI的训练
一旦每个项目管理办公室的工作人员证明了对BPI开发的每个能力的掌握, 他们被要求与其他学员合作, 观察, co-facilitating, 提供建设性的反馈. 另外, 他们负责为项目管理办公室的员工提供不同主题的培训讲座, 信息技术服务, 或大学的其他利益相关者. 修改和发展培训内容, PMO工作人员与TSI合作添加相关示例, 开发案例研究内容, 跟踪交货情况. 每个学员在培训师发展过程中都会收到反馈、建议和指导.
过程改进会议
TSI创建了业务流程的可视化表示,确定了负责该流程的涉众, 它应该以什么标准完成, 以及如何确定对学生系统有直接影响的关键实体的每个过程的成功:招聘和招生, 学生记录, 学生账户, 和财政援助. 这些以学生为中心的单元在四所院校中的每一所进行了独立评估,以记录当前州业务流程的异同.
作为我做的一部分, yzc666亚洲城所做的, 你要进行BPI培训, 业务流程分析师(BPA)与yzc666亚洲城成员协作管理流程工作,以便为以下方面做出适当的计划, 工作人员, 并为整个大学与现行学生制度合作的所有功能领域制定流程. 这包括涉及招聘和招生的所有职能领域, 学生记录, 学生账户, 和财政援助,如体育, 财务主管, 金融援助, 注册商, 建议, 国际项目, 研究生院, 和其他人. 经过当前状态的流程改进的试点阶段, 当前状态分析, 和未来状态, 大学决定将流程改进扩大到所有四个校区. 这一决定旨在协调所有四个校区的系统需求和流程,以协调新系统的需求,并确保满足所有校区的需求.
通过使用真实的过程, PMO员工能够获得处理映射过程中所涉及的复杂性和灵活性的实际经验. 在四个校区中映射了350个过程,并为每个过程域生成了两个可交付成果(当前状态过程图和当前状态文档的分析).
机构 | 流程映射 | 会议举行 |
机构1 | 191 | 47 |
机构2 | 30 | 17 |
机构3 | 49 | 14 |
机构4 | 80 | 28 |
总计。 | 350 | 100 |
BPA掌握了独立流程改进所需的能力, 他们接管了PMO过程改进的领导权. 在完成四个校区的培训计划和流程改进计划后, 项目管理办公室有13名训练有素的员工来领导过程改进. 其中六名员工被指定为专业人员,并在校园其他部门继续进行流程改进项目. 其他7名受训者要么转换了角色,要么继续担任训练有素的项目经理. 在整个过程改进会议中收集的一些度量标准包括:痛点的总数, 改进的机会, 参与利益相关者, 流程, 会议也举行了.
源于350个过程改进会议, 组成体验会, 以及补充需求收集会议, 收集了1119个独特的需求,以支持更广泛的系统选择项目.
顾客的组成经验和声音
为了评估对变化的准备程度, 捕捉校园成员的独特需求, 了解教师的经验, 工作人员, 学生, 以及使用现有学生系统的社区成员, 该大学要求TSI在四所院校开展持续改进组成体验和yzc666亚洲城之声会议. yzc666亚洲城成员与大学工作人员合作,促进和记录这些会议,并分析收集到的数据. 大学工作人员接受了便利和文件编制方法方面的培训. 有关这些体验课程的一些数据包括:学生参与者的总人数, 教师, 工作人员, 社区参与者, 会议举行, 每个会话的独特要求, 以及已经出现但已经在另一次会议上确定的现有需求.
校园 | 学生团体 | 学生人数 | 会议举行 |
机构1 | 本科 | 15 | 4 |
机构2 | 本科 | 27 | 4 |
机构3 | 本科 | 4 | 2 |
机构4 | 本科 | 19 | 5 |
机构4 | 研究生 | 5 | 2 |
机构4 | 兽医学校 | 1 | 1 |
机构4 | 法学院 | 4 | 1 |
总计。 | 75 | 19 |
校园 | 教师/员工人数社区成员 | 会议举行 |
机构1 | 37 | 5 |
机构2 | 30 | 5 |
机构3 | 18 | 6 |
机构4 | 55 | 11 |
总计。 | 140 | 27 |
要求发放 | 需求# |
学生体验环节出现了新的要求 | 45 |
社区体验会议提出了新的要求 | 13 |
在学生和社区体验会议中讨论过的现有需求,但已经记录在主需求数据库和其他重叠需求中 | 87 |
在学生和社区体验环节中确定的总要求 | 145 |
角色
TSI领导了业务流程改进(BPI)和组成经验方面的培训和指导. TSI担任项目经理,并领导了四所大学机构的BPI测绘计划和组成经验会议. TSI担任推动者、文档编制者、主要培训师、导师和评估者.
结果
在整个参与过程中,收集数据以支持实现目标的进展, 方法的有效实施, 测量结果, 并证明了投资的回报. 这些数据包括:
- 20名个人接受了TSI业务流程改进方法的深入培训和指导
- 13个人成功地掌握了业务流程改进培训和指导计划的所有能力,证明了对促进的掌握, 文档, 创建可交付成果, 利益相关者参与
- 6个人完成了培训师培训发展指导,现在担任项目管理办公室的培训角色
- 为20名PMO BPI学员和培训师提供了详细的反馈和指导,并对其进行了跟踪,以确保能力发展的可见性和透明度
- 350个过程被映射为当前状态,并与TSI和BPI训练的PMO过程映射分析师协作分析
- 在四个校区共举办了46场选民体验会
- 从组成经验会议中收集了145项独特的要求
- 在整个项目期间,在四个机构收集了1119个独特的学生生命周期需求
- 建立公制跟踪,监测痛点总数, 改进的机会, 参与利益相关者, 流程, 会议也举行了.
- 使用TSI为该项目开发的跟踪业务流程和所需度量的方法在项目完成后继续用于PMO内部的PMO工作